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18_telephone_top.jpg こんにちは、シナップ大川です。
関係者のみなさまはご存知かと思いますが、昨年シナップでは会社の電話を廃止しました。
いや、「電話を廃止した」というと少し言い過ぎかもしれません。正しくは電話代行サービスを利用して、外部からの電話の一次受付をお願いしています。
具体的には、シナップへ入電があった際は、一度代行会社のオペレーターさんが応対、社内で利用しているChatWorkに個別に連絡をもらい、各自が対応するというオペレーションに変更しました。

先日、ビープラウドの社長さまのブログ「電話に出なくて良い会社」を読んで、シナップも全く同じだなと思ったので、今日は電話をなくすことで得られるメリットについてなど、僕もシナップで実施してみた感想をまとめてみたいと思います。

以前は早押しクイズのようだった

以前のシナップでは、外部から電話があるとデスクにあるすべての電話が鳴り、気づいた人が取るというスタイルでした。いわゆる全員体制です。
しかも日頃からホスピタリティーが信条のわたしたちはクライアントを待たせてはいけない、というのはもちろん、同僚の誰かが取るだろうという他人任せの態度を良しとしなかったため、電話が鳴ったら高速で、いや光速で受話器を取るという暗黙のルールがありました。
そう、その光景はさながら早押しクイズのようでした(笑)。
シナップに電話をかけたことのある方ならばその速さをご存知かもしれません。時折その速さに相手を驚かせてしまうこともありました。(あまりに早すぎるのも失礼にあたりますよね...。)

電話を止めた大きな理由

そんなシナップが電話を止めた大きな理由は、みなさんの会社もそうかもしれませんが、営業電話が多かったためです。
最近ではお客様とChatWorkやSlackなどでコミュニケーションをとることが多くなり、必然的に必要な電話はどんどんと減っていきました。
実際、かかってくる電話の7〜8割が営業電話というほどです。

前述のように電話が鳴るとみんなで反応するものですから、全員の集中や作業を途切れさせます。しかもその電話の7〜8割が本来でる必要のない電話だとしたら、なんと無駄なことでしょうか。
さらに電話に出た人は対応に時間を取られるばかりでなく、相手に対してお断りするならするなりに、なんとなく嫌なコミュニケーションをしなければなりません。ちょっとした事とはいえ、人によってはストレスになるでしょう。
たまに気弱なスタッフがグイグイくる営業マンに捕まって、なかなか切れずに困っていると言ったシーンも見かけます。
下手をするとそばにいる人まで心配になって業務に集中できません。

そんな電話ですから、ここは思い切ってやめてみることにしたのです。

電話をなくすとどうなるのか

18_telephone_01.jpg 電話はとても便利で、コミュニケーションの形を変えた革命的な発明であることに疑いの余地はありません。そして、ビジネスの現場で長い間使われてきた重要な連絡手段です。それをやめるとどうなるでしょう。

社内ではとても好評でした。

幸い私たちのクライアントはもともとChatWorkやSlackでのコミュニケーションに慣れていたこともあり、電話が無くても大きな問題にはなりませんでした。
もちろんクライアントのご協力あってこそ可能なオペレーションです。
お手数をおかけすることもありますし、電話での連絡を好む方もいらっしゃるので、その移行は丁寧に進めました。

また、時にチャットでは伝えにくいもの、口頭で議論したいものもあります。私たちもチャットが全てだとはもちろん思っていません。
そんな場合は電話はもちろん、ChatWorkやSlack、Googleハングアウト、Zoomなどのビデオ通話を積極的に利用しています。

電話をなくすメリット

電話をなくすメリットはいくつかあります。

  • 集中を妨げない
  • 業務を途切れさせない
  • より多くの時間を自分の主業務にあてることができる
  • お断りのストレスが減る
  • 場所に縛られない

一度確立されたコミュニケーションの手段を変えるのは、なかなか大変です。しかし、こうしたハードルを超えてでも電話をなくすメリットがあります。
それはやはり「集中を妨げない」「業務を途切れさせない」というのが一番だと思います。
また、電話対応する時間がなくなることで、多少なりともより多くの時間を自分の主業務にあてることができます。
人によってはお断りのストレスも減るでしょう。 また外出中もChatWorkなどで連絡が入るため、以前よりも場所に縛られることが減りました。

今のところ「電話はなくしてよかったな」というのが私たちの感想です。

柔軟に変えていく

先に「電話が革命的な発明」と少々大げさに言いましたが、思い返してみると、一昔前はビジネスからプライベートまであらゆるシーンで電話を使ってコミュニケーションをしていました。会社で電話に出る必要がない時がくるとは誰が想像できたでしょうか。
今回電話をやめることができたのは、チャットやビデオ通話など、ネットワークを利用した新しい通信手段ができたからに他ならず、その変化のスピードを考えるとちょっと怖いくらいですね。

さて、これからも時代によって様々なコミュニケーションの手段がでてくるでしょう。新しもの好きのわたしたち、ちょっと早すぎたり、極端だったりする場合があるかもしれませんが(笑)、時代に合わせて柔軟にその方法を変えていければと思っています。

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