管理部門ってやること多すぎ!? 管理業務をもっと楽にするためのクラウドサービス7選
新年明けましておめでとうございます、アドミンスタッフの小泉です。
みなさん、今年の抱負は決まりましたか？私の抱負は、運動、摂生でしょうか。あんまりラーメンばかり食べないように気をつけます。
さて、あなたの会社には管理部門の担当者が何人いるでしょうか？中・小規模の組織の場合、管理部門の人数は少なく、ひとりで何役も兼ねているのが普通かと思います。
SINAPは現在14名。唯一のアドミンとして管理業務全般を請け負う私も例にもれず、日々の総務や採用活動、会計処理などの月次業務に、給与改定、賞与評価、健康診断、入退職の対応、最近だとマイナンバー対応などなど、多岐にわたります。
最近では、管理業務に役立つクラウドサービスがたくさん出てきていますね。機能的にもミニマムのものから大規模企業に対応出来るようなものまで、その特性も様々。いざ導入しようにも、どれが一番自分の会社に合っているのか探すのも一苦労です。そこで今回は、私がこれまで色々と調べたり試用してみた中で小規模企業に向いていると感じたクラウドサービスを7つ、活用シーンごとにピックアップしご紹介したいと思います。
これらを上手く使って、もっと時間や労力をかけず、確実にお仕事をこなしていきましょう！
受発注・請求
毎月発生する見積書や請求書などの書類を、出力・捺印し郵送するのは案外手間がかかります。作成自体も個人がローカル環境で行いメール送付などをしてしまうと全体の把握が難しいですし、フローの徹底や周知が必要となり、きちんと運用するのはなかなか大変なもの。
作成・送付をクラウドサービス上で行うことで、請求漏れの防止や、全体の数字が追いやすくなり、毎月の売上管理にも役立つなどのメリットがあります。
（クライアント側がpdf送付で了承いただけるのなら、郵送代も削減できます。地味ですが。）
●請求書の作成だけなら、月額0円の「misoca」
- 発注書・受領書・見積書・請求書などの作成、発行
- pdf、misocaからのメール、ダイレクトリンクにて発行可能
- 紙での郵送も可（別途課金）
とりあえず見積もりと請求書が作れればOKなら、misocaがおすすめです。なんといっても基本無料で使えるのが魅力。余分な機能がない分、UIもシンプルでわかりやすくなっています。こういったサービスに馴染みないユーザーでも、基本操作は直ぐに慣れることでしょう。
また、2016年2月には持ち株を100％取得されたことにより、会計ソフトではお馴染みの「弥生株式会社」のグループ会社となりました。弥生会計ソフトとはもちろん、Money ForwardやA-SaaSなどともデータ連携が可能です。
会計申告などはパッケージソフトを使用している、会計事務所にアウトソーシングしている、といった企業であれば低コストで導入可能なmisocaが現実的かと思います。
●経理業務も一本化したいのなら、クラウド会計ソフトの「freee」
- 発注書・受領書・見積書・請求書・決算書などの作成、発行
- 銀行やクレジットカードの明細をネットで取り込み、決算書や総勘定元帳などの会計帳簿へ自動反映
- 経営状況レポートの作成
- マイナンバー対応
企業なら月額1,980円のライトプラン、フリーランスならスタータープラン月額980円がおすすめです。スタータープランだと消費税の申告は非対応なので、課税事業者の方はご注意ください。
経理も全て一本化するならありですが、勘定項目などの判断は自分ですることになるので、ある程度の経理経験がある方でないと使いこなすのは難しそうです。アカウントを税理士と共有すれば、専門家のアドバイスを受けつつ日々の業務を効率化できるでしょう。
また、給与計算freeeという別サービスも併用することで、給与計算・年末調整などの労務にも対応ができます。
●経営の効率化にも役立てたいなら、「board」
- 発注書・受領書・見積書・請求書などの作成、発行
- 案件単位の損益管理
- 予算管理
- 捺印申請
損益管理や予算管理など、いわゆる経営戦略の指標となるデータを管理できる点が大きな特徴です。もう一点、捺印申請で承認フローが通せるのが嬉しい！
料金は15ユーザ使用で月額3,980円と少しお高めですが、使用人数が少ないのであれば、低価格の料金プランも選べます。その他、月額数百円の上乗せで英語・外貨対応などの有料アドオンをつけることができます。それぞれの業務形態に沿ったカスタマイズがしやすいのも魅力です。
契約
基本契約書や秘密保持契約書、個別契約書、代理店契約書、サービス利用誓約書、各種覚書などなど。内容の確認から捺印、物によっては印紙の貼付、各社控えの返送まで、いままで紙ベースで行っていたフローが全てオンライン上で出来るなら、非常に楽になりますね。しかも印紙税は紙の書面に対して課税されるものなので、電子書面で契約を交わすのであれば印紙を貼らなくても違法ではないそうです。
保管コストもかからなくなるし、印紙代も削減できるし、も〜すぐにでも導入したい〜のはやまやまですが、課題もあります。第一に、大手クライアント相手の場合、ご対応いただくのはなかなか難しいでしょう。大企業ともなるとそれぞれの承認・管理フローが確立されていますし、分業化も進んでいます。また、社内外問わずデータが飛んだ、流失した、などのリスクも考えなくてはいけません。
クライアントによって対応の可否が分かれるとクラウドと紙ベースとの多重管理になってしまい、それはそれで面倒ですし、悩ましいところですね。
●印紙不要のクラウド契約「cloudsign」
- pdfにてアップロードした書面データへオンライン上で捺印
- 契約書保管
- メール認証に加え、送信者の任意でアクセスコード認証が利用可能
- API提供あり（エンタープライズプランのみ）
月10件までの契約送付なら、Freeプランで大丈夫。それ以上だと月額10,000円のstandardプランで無制限に利用可能です。
多くの利用契約や受発注契約を結ぶ業態でない限りは、Freeプランでも問題ないのではないでしょうか。会社間での書面に使うのが難しければ、比較的融通が付きやすい雇用契約など入退社の手続き諸々に使うのにも有用かと思います。
勤怠管理
みなさんの会社は、きちんと勤怠管理をしていますか？
勤怠管理の目的は休みや遅刻のカウント、残業代の計算だけじゃありません。遅くまで会社に残って仕事していた人を把握して、ひとこと労いの言葉をかけてあげる事ができる、これだけでも会社全体のモチベーション向上に一役買ってくれそうですね。
さて、今時は打刻式のタイムカードから手打ちで入力〜なんてナンセンスなことをしなくても、各種端末から自動でクラウド上にデータを収集してくれます。
●完全無料の「IEYASU」
- 日次勤怠管理
- 残業や休日出勤の申請・承認
- ICカード打刻
名前がいいですね。家康。無料アカウントでも全機能が利用でき、UIもシンプルで使いやすそうです。メールサポートだけ有料とのこと。
基本はブラウザ上で動作しますが、ICカード打刻を利用する場合はAndroid端末またはICカードリーダ、それに打刻用のSUICA・PASMOなどが必要です。古くなった検証機を再利用するチャンスかも？
先月、2016年12月には日報機能も実装されました！
オンラインアシスタント
最後に、クラウドサービスとはちょっと違いますが、総務などの管理部門をリモートでお願いしてしまう「オンラインアシスタント」もご紹介しておきましょう。採用コストをかけれらない企業にとっては、とても便利なサービスです。
●会社設立時からのお助けマン「Bizer」
- 会社設立
- 役所提出書類の自動生成
- 専門家に24hオンライン相談
- 日常のバックオフィス業務をToDo化
これから独立を考えている方には、とても便利なサービスです。
会社設立時は、登記書類の作成の他に銀行口座開設や税務署へ届け出などなど、必要なモノやらなければいけない手続きがたくさんあります。書類作成はBizerのテンプレートで必要な情報を入力すればOK、カスタマイズしたい時や内容がわからない時は、24時間いつでもコンシェルジュに相談可能です。申請時に何を用意すればいいのかも、その都度しっかりサポートしてくれます。
自分で調べて処理する手間や時間を考えたら、月額たったの2,980円で手厚いサポートを受けられると思えば安いものではないでしょうか？せっかく役所に行っても書類不備で突き返されて二度手間に。。。なんて心配もないですよね。
設立時に限らず、事務所移転、年末調整、源泉徴収、日々の会計処理など、会社運営の様々なシーンで活用する事ができます。
●「CasterBiz」で、日々の業務を専門家にお願い。
- 秘書（メール・電話対応、スケジュール調整、各種手配）
- 人事（スカウト、面談調整、給与計算、入退職手続き、勤怠管理）
- 経理（請求書発行、振込・支払い、経費精算）
- サイト運用（入稿作業、SNS運用、レポート作成、画像の加工・編集）
それぞれの業務で、それぞれの専門家が業務代行をしてくれます。
30時間／月なのでアレもコレもは難しいですが、例えば絶対に間違えたくない経理業務だけでもお願いできれば、精神的にもだいぶ楽になりますね。ファイリングや郵便物発送などオフラインの作業も、追加料金無く対応可能です。
料金については、時給換算すると結構高いな〜というのが正直な印象です。しかし、任せられる部分はオンラインアシスタントで専門家へ、代わりに今のアドミンを採用や広報などの専任としてポジションチェンジさせれば、管理部門以外も強化できる可能性があります。
最後に
いかがだったでしょうか？今回ご紹介したものの他にも、類似サービスはもちろん、日々新しいサービスがたくさん生まれてきています。気になった方は調べてみると、もっと自分に合ったサービスが見つかるかもしれませんよ。
さて、こうしたサービスを使ってみると、見た目の良さだけじゃない、ユーザーのことを考えたUIの大切さを改めて感じます。シナップでも様々なサービスのUI改善を手がけています。
自社のサービスをもっと便利にしたいと思っている方は、ぜひご相談ください！
スマートフォンの入力フォーム最適化など、UI改善のお手伝いを行なっております。
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