こんにちは。シナップ デザイナーの飯山です。

私たちシナップでは、半期ごとの活動報告としてまとめた小冊子を日頃お世話になっている方々にお送りしています。そんな小冊子『SINAP Journal 2020 Summer』から今回は、シナップがリモートワークで利用しているコミュニケーションツールとその活用方法についてお届けします。

新型コロナウイルスの影響で注目が高まるリモートワーク。ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなどのビデオ会議ツールも一気に普及しました。

一方でリモートワークには「コミュニケーションが減ってしまう」「各自のステータスが見えない」など対面にはないリモートワークならではの課題も多くあります。

シナップはもともと、福岡と新潟にリモートメンバーがいることや、震災以降、災害時を想定したリモート体制への切り替え訓練をしていたり、オリンピックをめどにリモートワークの一部導入、運用を目指していた背景から、早くからこうした課題に向き合ってきました。 （まさか新型ウイルスの感染拡大という事態でその経験が活かされるとは思ってもいませんでしたが......）

そこで今回はシナップの利用ツールとどのように課題に取り組んでいるのかをご紹介します。

1. オンライン会議だけじゃない Zoom利用
2. いま何してる!?ステータス共有に Tandem
3. ドキュメント／情報共有はもちろんカジュアルなノウハウやTIPS共有も esa
4. コミュニケーションのハブとなるチャットツール Chatwork
5. プロジェクト管理 Backlog

1. オンライン会議だけじゃない Zoom利用

オンライン会議のメインはZoomを利用しています。

またZoomでは朝礼、夕礼を行い、毎日、始業と終業で顔を合わせることにしています。 そうすることでチームやシナップの一員だという実感を得たり、各自がいま何を行っているか、困っていることはないかなどを共有しています。 顔を合わせる機会があると、ミーティングの前後で気軽に声をかけやすくなるので、リモートでは遠慮しがちになってしまうコミュニケーションを円滑にする効果もあると思います。

さらに、交流の活性化を目的に、1人1,000円のオンラインご飯会/飲み会のサポートを実施して、業務以外での交流も促しています。

ちなみに全員がいつでも参加できるRoomsという部屋を用意し、そこにはずっとオフィスを映しています。出社していなくても事務所の様子が垣間見れて、ちょっとだけ出社気分が味わえます。

2. いま何してる!?ステータス共有に Tandem

Tandem（tandem.chat）は「リモートチームのためのバーチャルオフィス」がコンセプトのボイスチャットツールです。 （同名の語学学習サービスがありますが異なります）

シナップではボイスチャットとして使うというよりも、常時立ち上げていても邪魔にならない小さいパネルの名前の横に表示されるステータスを利用して、お互いいま何をしているのかを緩く共有しています。

「いま◯◯さんはミーティング中かな!?」など、オフィスにいるとなんとなくわかる他の人の動きも、リモートでは見えなくなってしまいがちです。そんな時にTandemのステータスを見るといま誰がなにをしているかがわかるというわけです。Googleカレンダーと連携できるので打合わせなどの予定は自動で反映され、とても便利です。

もちろんボイスチャットも気軽にできるので、Zoomであらたまって話す必要がないことや雑談などは簡単に声がかけられるTandemを利用しています。

3. ドキュメント／情報共有はもちろんカジュアルなノウハウやTIPS共有も esa

昨年から社内や各プロジェクトのドキュメント／情報共有を他のWikiツールからesaに移しています。

esaはマークダウン形式で気軽に書くことができるドキュメント共有サービスで、Wikiのように使えるほか、リアルタイム同時編集なども可能なため、会議中の議事録を同時編集する際にも活用できます。 またUI Flows図を書けるuiflow記法をはじめ、PlantUML、mermaidなどの記法にも対応しているので、ガントチャートやフローチャート図も書くことができ、仕様や工程表などをまとめるにも便利です。 コンセプトが"不完全な情報でも「とりあえず」公開し少しずつ情報を育てていくこと"とあるように、カジュアルなノウハウやTIPSもまずはどんどん溜めていきましょうという使い方をしています。 なかには「おすすめマンガ」や「近隣のおすすめスポット」がまとめられているポストもあって、esa自体に気軽にアクセスできる工夫をみんなで模索しています。

4. コミュニケーションのハブとなるチャットツール Chatwork

チャットツールはChatworkをメインで利用しています。 クライアントとのやり取りもチャットで積極的に行い、気軽な相談や情報共有ができるよう社内雑談用チャットを新たに用意したり、コミュニケーションのハブとして活用しています。

5. プロジェクト管理 Backlog

プロジェクト管理、タスク管理ではBacklogを利用しています。 シナップでは社内タスクの管理のほか、クライアントとも Backlogを使いタスクの管理を行うことで、プロジェクトをより効率よく管理しています。

対面コミュニケーションの重要性とリモートワークの利便性、テクノロジーは上手に活用

一見シナップはリモートワーク推進派に見えるかもしれませんが、実は対面コミュニケーションを重視しています。

複雑な課題解決を行うには同じ場所にいることで生まれる偶発的な会話やコラボレーションをはじめ、チームへの共感や帰属意識なども含め、対面でのコミュニケーションの方が優れている面もまだまだ多いと考えるからです。

今回はリモートワークで活用しているツールについてスポットをあてましたが、リモートワークの導入には様々な課題があるため、一概にツールだけで簡単に解決できるとはかぎりません。 それは共通のルールであったり、カルチャーによって支えられる部分も多くあります。

その一方でインターネットによって、これまでできなかったワークスタイルが実現できるようになってきたのも事実です。 今回のような出社が困難な時などにうまくITツールを使い、業務を止めることなく対応していく柔軟性も大切だと考えます。

テクノロジーを利用して、メンバーが最大のパフォーマンスを発揮できるように、リモートでもコミュニケーションが失われないように、日々模索し、話し合い、トライ&エラーの中から改善を繰り返しています。

ここにあげたツールや使い方も今現在のものです。もっとよいツールがあるかもしれませんし、もっとよい使い方があるかもしれません。

シナップではこれからも、リモート、非リモートといった二極論に陥らず、最適なワークスタイルにチャレンジしていき、時代にあった高いパフォーマンスを出せる集団でいたいと考えています。