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210712.png こんにちはシナップ大川です。
新型コロナウィルスの影響もまだ続いていますが、リモートワークの普及によって、みなさんもオンラインでのプレゼンテーションをする機会が増えてきているのではないでしょうか。
そして実際にやってみると、対面でのプレゼンテーションとはやはり色々な面で違うな、いつものように上手くいかなかったなという方も多いと思います。

そこで今回はオンラインでのプレゼンテーションのポイントをまとめてみました。
ここであげたものが全てではありませんが、ぜひ参考にしてみてください。

課題はコミュニケーションの質の低下と様々な環境

まず何が対面のプレゼンテーションと違うのかを確認してみましょう。
当たり前ですがオンラインプレゼンテーションでは参加者の場所がそれぞれ異なります。
では場所が違うと何が起きるでしょうか。

細かな違いを上げていくとキリがありませんが、大きく捉えると、ひとつはコミュニケーションの質が下がること、もう一つは参加者の環境が様々であるということがあげられると思います。

コミュニケーションの質の低下

オンラインでミーティングをされたことがある方であれば、実際に会って話す時よりも、特に複数人で会話をする時など、相手の細かな状況を汲み取りにくく、話しにくいと感じたことはないでしょうか?
オンラインでのミーティングも一昔前に比べると格段にクオリティがアップしていますが、とはいえカメラに映っている範囲でしか相手を見ることができず、音声の品質もバラバラ、対面で得られる情報量、伝わる音や視覚情報の「解像度」とでもいえばいいのでしょうか、は対面のそれと比べると当たり前ですが低下します。
そして、こうした質の低下は話の理解や集中を削いでいきます。
ミーティングよりもさらにシビアなプレゼンテーションの場で、これはなかなかキツいものがあります。

参加者の環境が様々

オンラインでのミーティングでは参加者の環境も様々です。
オフィスや自宅、その周辺環境によっての差ももちろん、ノートパソコンの方もいれば、デスクトップパソコン、中にはデュアルモニターという方もいるでしょう。さらには会社の会議室に備え付けの機材を用いて複数人で参加するというケースもあるかと思います。
また、あとで話に出てきますが、通信環境に起因する差も大きな問題となります。

これら環境要因の差で生まれるのは参加者の受け取る音や視覚情報の「解像度」、つまりコミュニケーションの質が同じにはならないということになります。

質が低く、かつ均一でない。

オンラインでのプレゼンテーションはこうした環境下で行わなければなりません。

オンラインプレゼンテーションのポイント

以上を踏まえた上で、オンラインプレゼンテーションのポイントを見ていきましょう。

ポイント1:参加人数を絞る

ここまでの話でわかるとおり参加者が多ければ多いほど、場の状況把握が難しくなり、散漫になりやすくなり、様々な環境を考慮する必要が生まれます。
仮にプレゼンをする相手が1人であれば、相手の状況、表情や仕草はグッと掴みやすくなりますし、相手も集中を向けてくれるでしょう。また環境もあわせることが可能です。これであれば、だいぶやりやすくなるのではないでしょうか----。

とはいえ、さすがに1人に絞るのは難しいですよね。
そんな時でも可能な限り参加人数を絞ってみてください。プレゼンを誰にしているのかに集中でき、相手の集中力も得られ、その場が散漫になりにくいと思います。
ウェビナーなどで参加者が多い方がよいというものでもないかぎり、人数は関心の高い関係者に絞る事をお勧めします。

ポイント2: 環境を整える

言われなくてもわかっているよという方も多いかと思いますが、まずはご自身の環境を整えましょう。

GNオーディオジャパンというオーディオメーカーの調査(2021年1月)ではオンライン会議中のトラブルや不備があった場合について、約4人に1人(24.1%)が「その会議だけでなく、その後のビジネスに直接影響する」と回答しています。

アンケート結果を見なくても、これまでの経験でなんとなくこうした実感を持たれる方も多いのではないでしょうか。

せっかく提案の内容がよくても、環境のせいで印象を悪くしたら台無しです。
プレゼンをする前は必ず環境をチェックしましょう。

チェックするポイント

チェックするポイントは以下のようなものがあります。

  • 通信環境
  • マイク
  • カメラ

通信環境

通信環境には上りと下りがあります。どちらにせよ低速度であれば、話し手、聞き手のどちらかの音声や映像が乱れ、最悪の場合、落ちてしまう場合もあります。相手の環境はコントロールできませんが、自分の環境が起因してしまうことがないようにしましょう。

通信環境というとすぐに契約している回線の話がでてきます。もちろんそれもありますが、Wi-Fi機器やその設定、電波の良い場所の検討などすぐにできることも多くあります。特にオススメなのが有線接続にすることです。有線にすればWi-Fiの電波が届かない、調子が悪いといったこともなくなり、安定して接続することができます。

ちょっと見た目は悪くなるかもしれませんが、大切なプレゼンです。
その時くらいはコードを伸ばしてもやる価値はあるのではないでしょうか。

ご自宅でできることもたくさんありますので、ぜひ見直してみてください。

マイク

先のGNオーディオジャパンの調査ではオンライン会議に関する具体的な不満について「発言タイミングに困る(26.8%)」と回答した人が最も多く、続いて「相手の音声が聞きづらい(20.5%)」があげられていました。オーディオメーカーの調査なのでその点を少し差し引いて考えたほうがいいのかもしれませんが、それでも音声が悪いと、話の内容も受け取りにくいのは確かです。

音声は自分では相手にどのように聞こえているかわからないものなので、同僚の方などに自分の音声を評価してもらったり、場合によっては録画してもらうなどで確かめるのがよいかと思います。

最近ではそこまで高くなくても品質のよいマイク付きイヤホンやヘッドフォンが売られていますので、音質が気になる方はぜひ検討することをお勧めします。

カメラ

マイクほどではないにせよ、相手に好印象を与えたいならカメラにも気を配りたいものです。
特別高解像度のカメラは必要ないと思いますが、きちんと映ること、きちんと映る位置に設置することが重要です。
特に相手の集中を引き出したい場合、相手に語りかけたい場合は目線が重要です。たまにカメラが横からのアングルの人を見受けますが、目線がカメラにむいていないと、見ている方は自分に話しかけられている気があまりしないので、集中力がさがりやすくなります。また背景に映り込んでいるものなどでも印象が変わってしまいます。バーチャル背景でもよいと思うので、背景にも気をくばりましょう。

ポイント3:資料

前述の通り参加者の環境はさまざまです。
つまり画面の大きさも様々です。
実はこれが意外と厄介です。

対面のプレゼンであれば、会議室のプロジェクターに映して同じものを見ていますが、オンラインプレゼンテーション では人によって画面のサイズがまちまちです。さらに参加者はメモアプリなど他のツールを被せていいるかもしれません。

自分では綺麗な資料を作ったとしても、相手にはなんだか見にくいなと思われることもあるでしょう。

では、この点に関してはどのような対策がとれるでしょうか。

事前に相手の環境を確認しておく

可能であれば相手の環境を事前に確認しておくことをお勧めします。
以前、オンラインのプレゼンに挑んだところ、相手も様々な場所から参加するものと思い込んでいたのですが、先方は大半のかたが出社して会議室で大型モニター越しに参加されていました。ソーシャルディスタンスの観点から、座席の間隔も広くあけていましたので、後ろの方はもしかしたらかなり見にくかったかもしれません。
またノートパソコンが多い場合やデスクトップが多い場合などあるかもしれませんので、事前に当日プレゼンする資料と同じスライドのサンプルを用意して、この画角の資料でプレゼンしようと思いますが大丈夫ですか?と尋ねておくとスマートです。

一枚のスライドに多くを盛り込まない

どんな環境でも見やすいよう、一枚のスライドに多くの情報を盛り込まないことです。
これはなにもオンラインに限らずプレゼンの極意かもしれませんが、オンラインの場合、ノートパソコンで見ている方と、デスクトップで見ている方、両者がいることを意識して、なるべく中央に大きく簡潔に表現しましょう。

図版やイメージを多く使う

オンラインプレゼンテーションでは参加者の集中を保つのはなかなか困難です。
特に文字ばかりのスライドではいずれ見飽きてしまいます。

オンラインプレゼンテーションのメリットとして、紙にプリントアウトしない分、ページ数をあまり気にしなくてもよいというものがあります。「一枚のスライドに多くの情報を盛り込まない」もそうですが、このメリットを活かして、図やイメージも大きくたくさん使い、逆にテンポよく進めることで見飽きないような工夫をしていきましょう。

ポイント4:発表

いよいよ発表時のポイントです。

相手のリアクションが見えない

プレゼンテーションはミーティングと異なり、議論というよりは基本プレゼンターと聞き手に分かれて展開します。
ミーティングのようにお互いが意見を交わすのであればよいのですが、プレゼンの場合、一方的に話し続ける必要がでてきます。
オンラインではこの時、相手のリアクションが見えずらい、見えないという問題が発生します。
ビデオがオンであれば、相手の反応がいくらかつかめますが、ビデオがオフの場合、声による相槌でもない限り、まるで独り言のように黙々とプレゼンを続けなければなりません。
これはやってみるとわかりますが、自分の声は聞こえているのか、いないのか、ペースは早いのか遅いのか、次に進めていいのか、悪いのか、まるで真っ暗闇を行くようなやりにくさがあります。

そこで発表時のポイントとしてまず

  • ビデオは極力オンにしてもらう
  • 相槌を入れてもらえると助かる旨を伝えておく
  • 途中、途中でここまでの内容が聞こえているかを確認する

ビデオに関しては事前にお願いしておくのがいいでしょう。
ただビデオを映したくない方、オフと決めている相手先もあります。その場合は、反応がないと不安なので相槌がいただけると助かる旨を伝えておきましょう。
参加者が多い場合、相槌が被ったり、被る恐れもあるので、予め場の雰囲気を和ませてくれそうな相手に相槌を指名しておくという手もあります。

途中途中で内容が聞こえているかの確認をしてもいいと思います。ただ話の腰を折る可能性もあるため、単に「聞こえてますか?」ではなく、相手が答えやすい簡単な質問を投げかけ、相手の発声をもらうのも効果的です。
相手の声が聞こえると、自分の声も伝わっているんだと安心できます。

この他、同席する同僚の方がいるのであれば、話す速度が早くなった場合、聞き取りにくかった場合、もう一度説明した方が良さそうな場合などは、一旦話を止めるよう依頼しておきましょう。
ツッコミがなければ、話す速度や聞こえ方は大丈夫そうだと、多少安心して話すことができます。

ユーチューバーになったつもりでやりましょう

さて、発表時のポイントです。
発表時のポイントを一言であらわせば、ユーチューバーになったつもりでやりましょう!です。

みなさんは日頃YouTubeをご覧になられているでしょうか。
例えば自分の趣味に関連する動画、カメラなら新発売のカメラをレビューする動画、料理なら解説しながら料理を作る動画、DIYならホームセンターで買ってきたアイテムでお部屋をリメイクする動画、などなど、見たことがあるかと思います。
こうした人気動画は非常にわかりやすく、また面白く、理解が深まります。

プレゼンテーションは説明を受けている側からすると言ってしまえば動画です。

YouTube動画にはプレゼンのヒントがたくさん隠れています。
ぜひこの人の説明はわかりやすいなというユーチューバーさんの動画を見て、マネしていきましょう。

それでは一体どんなところに学びがあるでしょうか

声をはって、表情、リアクションも少しオーバーめに

マイクの説明の際にも触れましたが、「声が聞こえにくい」というのはオンラインミーティグ時のイライラの一つです。
まずはっきりとした発声で声をはっていきましょう。

またオンラインではカメラで見えている範囲が限られ、冒頭で話したとおり、コミュニケーションの質は低下します。
伝わるテンションも対面の3割減くらいだと思ってください。いつもよりも少し大袈裟さな身振り手振りが有効です。

カメラ目線を心がける

カメラのところで話しましたが、目線が向いていない時、人は自分に話しかけられている感じがしないので、集中力が下がります。ユーチューバーの方のように、常に画面の向こう側、聞いている人に話しかけるようなカメラ目線を意識しましょう。

プレゼン時のメモなどを用意している場合はカメラのすぐ近く(大体のPCのカメラは上部中央に付いていると思いますが)にメモのウインドウをおくと相手からは見えませんので、カメラ目線になります。逆に下の方に置いて読み上げてる場合、なんだか自信なさげに俯いた感じに見えますで注意が必要です。

テンポよく要旨を話す

ユーチューバーの方の話し方の特徴として、非常に早いテンポで要旨をズバッズバッと言っていくというのがあると思います。
これは視聴者を飽きさせずに最後まで見てもらおうとしている結果です。
オンラインプレゼンテーションもテンポよく進めることで、集中力が下がらないように心がけましょう。
ポイント3で触れたように、スライドの一枚一枚は簡潔に、スライドの量は多少多くても構わないので、ビジュアルも挟んでテンポ良く進めていくことで、目も耳も飽きさせない進行ができるように工夫していきましょう。

と、ここまで「ユーチューバーのように」、「ユーチューバーのようにと」と繰り返してきましたが、注意点があります。
なんと言ってもプレゼンはビジネスの場です。
あまりのハイテンションやまくしたてすぎると落ち着きがないと捉えられたり、軽い乗りすぎると提案の信頼性が損なわれるので、そこは注意しましょう。

まとめ

というわけで、オンラインでのプレゼンテーションのポイントについてまとめてみました。

あくまでも準備や環境、立ち振る舞いのポイントですので、結局は提案の内容が一番ということもあると思います。
テクニックに陥ることなく、まずは普段通りしっかりとした提案を考えていきましょう。

ここにあげたポイントの大半はプレゼン時に限らずオンラインミーティングのポイントだと思いますので、日々オンラインでコミュニケーションを行なっていく時、意識してみるといいと思います。

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