同期コミュニケーションのポイント【ZoomやGoogle Meetなどのオンラインミーティング編】後編:参加する立場ごとのポイント

2024.05.31
  • グロース

同期コミュニケーションのポイント【zoomやTeamsなどのオンラインミーティング編】の前編(全員向けのポイント)はいかがだったでしょうか?
今回は後編として、参加する立場ごとのポイントをご紹介します!

参加する立場(登場人物)

オンラインミーティングでの登場人物には以下の3者がいます。
この3者ごとのポイントをまとめましたので参考にしてみてください。



ファシリテーター向けのルール


ミーティング前

1. アジェンダ、資料を送付する

  • ミーティング参加者に事前にアジェンダを送付しておくと、当日の進行がスムーズ
  • ミーティングの接続先URLと合わせて、上述した「オンラインミーティング前の事前準備」「オンラインミーティング中のグランドルール」も事前に目を通してもらうよう促す
  • 事前アジェンダには最低限「ミーティングの目的、背景、ゴール」を入れておく


2.「サブファシリテーター」を任命しておく

  • 以下のような作業をファシリテーターが進行しつつすべて対応するのは大変なので、サブファシリテーターが積極的に対応
    • 例)議事メモ
    • 例)チャット対応
    • 例)タイムキープ
    • 例)疑問の検索や回答


開始直前

  • 画面共有する資料は事前に開いておく
  • 議事メモの記入先URLを事前共有
    • 事前に記入先URLを共有し、複数メンバーでリアルタイムに議事録を作成


ミーティング中

3. 開始時にアジェンダ、ゴール、時間配分を共有


4.初めてMTGに参加するメンバーが居る場合、まずマイクやカメラなど環境に問題がないか確認

また、マイクの確認をしつつ、議論の活発化のためにも、チェックインや雑談なのどの軽いアイスブレイクを用意しておけると良いです。

5. ディスカッションの際は「見える化」を意識しリアルタイムに整理

  • Googleスライド等のオンラインドキュメントに、リアルタイムにディスカッション内容を整理していく
  • 最終的に決裁者への確認、合意形成できるアウトプットを目指しながら編集する
  • 参加者が議論の状況を把握でき、最終的にそのまま合意形成、議事メモとして使える
  • 参加メンバーのリテラシーが高い場合、同時編集でホワイトボード的に議論を進めるのもオススメ


6. 最後に振り返り

  • 決定事項
  • タスク(誰が、いつまでに、何をやる)

を振り返り、全員に周知して明確にしておきましょう!

ミーティング後

7. 議事録を作成、送付

速やかに議事録を送付しましょう

サブファシリテーター向けのルール

ミーティング前

1. 事前アジェンダを把握しておく

ファシリテータが上手く進行に集中できるよう、サポートすべきポイントを事前検討します

ミーティング中

2. 議事メモ

  • ファシリテーターがMTG後に議事録をスムーズに作成できるよう、リアルタイムに記録しつつ、可能な範囲で整理もしておく
  • 議題に対して以下のフォーマットで整理しておくなど
    • 以下のようなフォーマットで記録しておけば、MTGの最後の振り返り時にすぐに確認可能です!
# 1.アジェンダ名

## 決定事項
- 

## 直近タスク
- 

## その他メモ
- 
  • 記号を上手く使って振り返りしやすくするのも良いです
    • 例)★決定事項
    • 例)●タスク


3. 発生する「調べごと」対応

  • ミーティング中に「調べごと」が発生した際に調べる
  • 例)「あの件が分かる内部メモってどこにありましたっけ?」「あのチャットっていつでしたっけ?」
    • 対象を探して、URLなどをチャットで回答
  • ディスカッションの整理の際に、ファシリテータをサポートする
    • 例)議事メモのテキストそのままよりも表組みや図解のほうが適している場合は、サブファシリテーターが適したアウトプットを作り始めると親切。キリがいいタイミングでファシリテーターに伝え、そのまま使ってもらう


4.チャット対応

  • 「グランドルール」のチャットルールを意識しつつ、参加者のチャットをさばく
  • キリがいいタイミングで「チャットで頂いた質問を拾います」など、ファシリテータが気づいていない場合は拾う


5.タイムキープ

  • 時間配分が重要なミーティングの場合は、定期的に残り時間をアナウンスする
  • 場の空気に合わせ、口頭やチャットなどで共有


ミーティング後

6. 議事録をできるだけ整理した状態でファシリテーターに渡す


参加者向けのルール


ミーティング前

1. 事前に共有されたアジェンダに目を通しておく

  • この時点で質問事項などあれば、ファシリテーターに確認しておく
  • 自分の環境に問題が無いか、今一度「オンラインミーティング前の事前準備」を確認しておく


2. 「オンラインミーティング中のグランドルール」に目を通しておく

グランドルールについては前編にかかれています!

ミーティング中

3. グランドルールを意識する


4. 共有したい資料がある場合は、事前に準備

資料を開いておくなど準備しておきましょう

ミーティング後

6.議事録が共有されたら確認する

必ず確認して、齟齬がある場合はファシリテーターに相談しましょう


各自やることが結構ありますよね。参加者はただミーティングに来れば良いだけではないと分かったと思います。
次回は「非同期コミュニケーションのポイント【slackやChatworkなどのチャット編】」です。お楽しみに!

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