同期コミュニケーションのポイント【ZoomやGoogle Meetなどのオンラインミーティング編】前編

公開日: 2024.05.31更新日: 2024.06.18

グロース

リモートワークにおけるコミュニケーションのポイント【基本編】に続き、今回は同期コミュニケーションのポイント【ZoomやGoogle Meetなどのオンラインミーティング編】をお伝えします！
同期コミュニケーションとは「すぐに反応がもらえる会話・交流」のことです。リモートワークにおいては Zoom や Google Meet を使ったオンラインミーティングを指します。

参加する立場（登場人物）

オンラインミーティングでの登場人物には以下の3者がいます。

サブファシリテーターとは、ファシリテーター（司会者）が進行に集中できるよう、ミーティング中に発生するタスクをサポートする人のことです。
いなくても成立はしますが、ファシリテーション側の人員に余裕があればいるとスムーズに進行できます。

この記事では、の3者全員に共通するポイントをご紹介します。
ファシリテーターや参加者など、各役割向けのポイントを知りたい方は、ぜひ「後編」もご確認ください！

ステータス（全員、事前準備が大事！）

ミーティングはその時間だけで成立するのではなく事前準備や事後タスクがあり、各ステータスでのルールを守ることで有意義なコミュニケーションを取ることができます。

「参加者はミーティングに参加するだけでよいんじゃないの！？」と思ったあなた、不正解です！
オンラインミーティングは話し手の音声が聞こえなかったり、自分の発言がみんなに届かなかったら会として成立しません。他の参加者にも迷惑がかかりますし、ファシリテーターも困ってしまいます。なので、参加者も含めて全員が事前準備を行う必要があるのです。

オンラインミーティング前の事前準備

1.回線速度

接続している回線が遅い／不安定だと、オンラインMTGが途中で途切れたり、音声や映像の遅延につながる
高速で安定した回線の確保が重要

速度目安

上り下りともに30Mbps以上の速度確保が望ましい
通信速度の計測方法
- https://www.speedtest.net/

ネットワーク接続方法

無線LANより有線LANの方が安定した通信が期待できる

2.音声

オンラインMTGでは、「音声」の聞き取りやすさが最も重要
- 音声品質の向上のためには「マイク」「環境」がポイント

マイク

PC内蔵のマイクは性能が低い場合があるため、専用のマイクがオススメ
1名で参加
- オススメ機材例1 ：EarPods（3.5 mmヘッドフォンプラグ）
  - iPhone付属のマイク付きイヤホン。安価で高品質
- オススメ機材例2：ゼンハイザーPC 8.2
複数名で参加
- オススメ機材例3：YAMAHA YVC-200B
- オススメ機材例4：YAMAHA YVC-330

環境

不要な雑音が入らない、静かな環境での接続が重要
他の人の話す声が入ってしまうワークスペースやカフェなどは避ける

3.カメラ

オンラインMTGは「音声」と「映像」のみでのコミュニケーション
「表情」や「身振り手振り」が相手に伝わることがスムーズな進行のポイント

設置場所

表情が把握できるよう、明るく映るようにする
- NG例：「逆光」で顔が暗くなり、表情が見えない
カメラを正面に置く
- 表情を伝えるために、できるだけ正面を向いた状態になるよう調整

自分の背景の映り込み対策

zoomやmeetなどのオンラインMTGツールには、「背景ぼかし機能」が用意されている
自分の環境の映り込みが気になる場合は活用しよう

4.接続端末

理想は一人ずつ個別で参加
画面共有する可能性がある場合は、事前に準備しておくこと

5. その他

一人ずつ個別参加を推奨

オンラインMTGへの参加は、一人ずつ個別端末での参加が理想
- 会議室からの複数人参加の場合、1台のカメラでは表情やリアクションが伝わりにくいため

画面共有の事前準備

画面共有する可能性がある場合は、「見られて困るもの」は対策しておくこと
- デスクトップなどの整理
- 通知を停止
- 余計なアプリを終了
あらかじめ画面共有する資料は準備しておく
- MTGが始まってから、都度ファイルを探して開くと時間がかかってしまう
- 事前に共有するファイルは開いておくことがオススメ