Web制作会社が実践!フルリモートワークにおけるコミュニケーションのポイント【基本編】

2024.04.26
  • グロース

オンラインMTGやリモートワークをしていて『困っていること』『不便だと感じたこと』はありませんか?
シナップはフルリモートの会社となって5年経ちますが、リモートワークを始めたばかりの頃は以下のような声を耳にしました。

  • 大人数だと雑談がしづらい
  • 相手が区切りなく話していて割り込めない
  • 参加者のリテラシー、カメラやマイクの設定、ネットワークの調子などで会議のやりやすさが違う
  • テキスト主体のコミュニケーションは相手の読解力が必要
  • DMを多用されて困る


シナップでは話し合いや改善を重ねて、今ではすっかり円滑なコミュニケーションが取れるようになりました。
このブログシリーズでは、弊社で大事にしているコミュニケーションのポイントをご紹介します。
現在リモートワークをしているけどうまく行っていない方や、これからフルリモートに移行したり、リモートワークを取り入れようと思っている企業の方の参考になれば幸いです。このブログを社内共有していただいて大丈夫ですので、ぜひご活用ください。

はじめに



リモートワークのコミュニケーションは同期/非同期の2種類に分けることができます。
すぐに反応がもらえるものが「同期」で、いつ反応があるか分からないのが「非同期」です。
そして、どちらのコミュニケーションでも使える基本のポイントがあります。
シリーズ1回目はこの基本のポイントについてご紹介しますので、特徴やポイントを知ってスムーズなコミュニケーションを目指しましょう!


シリーズ

  • リモートワークにおけるコミュニケーションのポイント【基本編】
  • 同期コミュニケーションのポイント【zoomやTeamsなどのオンラインミーティング編】...近日公開
  • 非同期コミュニケーションのポイント【slackやChatworkなどのチャット編】...近日公開



リモートワークにおけるコミュニケーションのポイント【基本編】




1.オープンに情報・状況を共有し会話しよう

ちょっとした内容でも、誰かにとっては有用な情報はたくさんあります。
そういった情報をオープンな場で共有することで、情報の検索性や再利用性が高まります。
また、何かに困った、悩んでいる、などの情報も公に出すことで周りが気が付いてサポートすることができます。

2.フルリモートでの会話はチャットが基本

フルリモートでのコミュニケーションは基本的にチャットがメインとなります。
電話での会話は議論が進むスピードは速いですが、参加者の時間を拘束しますし、その場で考えることになると非効率にも繋がります。
また、電話ではログが残らないため「言った・言わない」が問題になることがありますが、テキストコミュニケーションではその心配はありません。

3.適切なコミュニケーション方法を選択

フルリモートでの会話はチャットが基本ですが、テキストコミュニケーションでは時間がかかる内容は、5〜10分程度のオンラインミーティングを行うことで効率良く情報伝達が可能なので、状況に応じて使い分けましょう。

4.進捗の共有はこまめにしよう

タスクの進捗情報をプロジェクトメンバーが確認できるよう、非同期コミュニケーションで進捗の共有を行ないましょう。
依頼者が、頼んだタスクが作業開始されているのか、それとも未対応なのか、を明確にすると締切当日に「間に合いませんでした」などのトラブルを事前に抑制する動きがとれます。

5.リアクションを取ろう

テキストチャットで話しかけられた時、話しかけた人は相手がそれを受け取ったか、理解できたかを気にしています。
メッセージを受け取って、気がついた場合は一次対応として、スタンプなどでリアクションをしましょう。

6.通知・お知らせはいつでも気にせずつけよう

「夜間・休日などお知らせをつけると悪いかな」と思う時があるかもしれませんが、通知のコントロールは受け手側でコントロールをしましょう。
そもそも相手が見てくれないとコミュニケーションミスが起きやすいので、通知・お知らせは24hいつでも気にせずつけて、いつ読むかは相手に委ねましょう。

7.簡潔に伝わるように書こう

思いついたままに書くのではなく、要約を心がけましょう。
要領を得ない文章は、相手に読解させる時間を使わせてしまう為、書き終わったら読み返して、相手に伝わるかどうか確認をしましょう。
また、テキストは何度も目に入ってしまう為、見返すことで必要以上に強く伝わることがあります。
強い言葉、ネガティブな言葉は避けましょう。

おわりに

これらの基本は分かっていてもつい忘れてしまったり、忙しいとできないこともあります。
それでも何度も繰り返し見返したり、社内で浸透させることで、とても円滑なコミュニケーションが取れるようになっていきます。
明日からでも取り組めることなのでまずはチャレンジしてみてくださいね。

次回は「同期コミュニケーションのポイント【zoomやTeamsなどのオンラインミーティング編】」です。お楽しみに!

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久保田 さや佳
久保田 さや佳
グラフィック・木工・建築・Webデザインと広く学び、広告代理店を経てシナップへ。使いやすさと結果を出せるデザインに挑戦し続けています。

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