非同期コミュニケーションのポイント【slackやChatworkなどのテキストコミュニケーション編】

2024.06.18

前回の同期コミュニケーションのポイント【ZoomやGoogle Meetなどのオンラインミーティング編】はいかがだったでしょうか。
今回はチャットなどの非同期コミュニケーションでのポイントです。非同期コミュニケーションと言われるとピンと来ないかもしれないですが、いつ返事が返ってくるかわからないコミュニケーションのことなので、テキストでのやりとりがそうですね。


はじめに

非同期コミュニケーションの特徴について

以下3つの特徴があります。

特徴1. 自分のペースで一方向に情報を送っている状態
→ 相手の状況次第で即時対応・返信できない場合もある。
→ 返信タイミングは各人に委ねられるので、他の優先度が高いタスクを進めることもある。

特徴2. ログが残る
→言った言ってない問題を防げる
→テキスト検索可能で過去経緯を把握しやすい

特徴3. 複数の人に伝えられる
→オープンにすることで情報共有が捗る

テキストにこだわらずに、状況次第でツールを使い分けるとベスト

テキストでは齟齬が出たり複数回のやりとりが発生してしまうなど非効率な場合はテキストコミュニケーションに固執せず、オンラインMTGに切り替えるなどツールを使い分けると良いでしょう。



▼例

  • 【緊急度低】返事を急がない時
    • プロジェクト管理ツールに概要をまとめて確認依頼を送る
    • チャットツールで用件だけ伝えておく
  • 【緊急度高】急な対応で早急にやりとりしたい時
    • チャットツールで急ぎのオンラインミーティングを打診する
    • 限定的に電話連絡を用いる


また、緊急度に関係なく、微妙なニュアンスを伝えたい時にもテキストにこだわらないほうがスムーズに進むこともあります。
▼例

  • テキスト以外に図や写真を添えたほうが説明が伝わる
  • どう書こうか迷うときは手短なオンラインMTGを打診する


テキストコミュニケーションでのグランドルール

次に、グランドルールを紹介します。
以下の8つを守ることでストレスが少なく、スムーズにやりとりができます。


1.最初に用件・結論

相手に望むのはどんなアクションか、すぐに理解してもらえる文章を目指しましょう。
一言目にメッセージの「用件と結論」、次に「詳細説明、参考リンク、背景、備考」などの補足情報が来るようにします。

▼例
●●の件で相談があります。自分は□□と考えたのですがご意見いただけますか。
詳細説明が続く

2.文章をコンパクトに

一文は短く、不要な接続助詞は省く、読みやすく改行、箇条書きを用いるなど、相手の立場に立ってメッセージを送ることを心がけましょう。
メールのように1つの文章に色んな情報を乗せた長文になると、意味を掴みづらくなります。要点が分かりずらく長い文章は、相手の大事な時間を奪いかねません。
逆説ではない場面で接続助詞「が」を多用すると、文章がダラダラ続いて、意味を掴みづらくなります。このような「が」は極力省いて、一文一義を心がけましょう。

▼例
悪い:連休は天気が良さそうだ、今のところ特に予定はないけど、気になっているコミックを一気読みしようと思う。

良い:連休は天気が良さそうだ。今のところ特に予定はないので、気になっているコミックを一気読みしようと思う。

   

3.必要な時には通知

確認して欲しい時や返信が欲しい時には、通知をつけて投稿しましょう。他のメッセージに埋もれても相手が気づきやすくなります。
メールだと新着順で埋もれてしまいますが、チャットツールでは自分に関係あるものだけを抽出して見ることができます。ツールによっては通知の詳細設定も可能なので活用しましょう。

  • Chatoworkの場合:To
  • Slackの場合:@(メンション)
  • Backlogの場合:チケットの担当者、コメントのお知らせ、コメント本文での@


4.短文で高速にやりとり

チャットでは一文一義で短い文章を心がけましょう。
形式的な挨拶や時間をかけて文書でまとめることよりも、迅速にやりとりすることで意志共有や合意形成が早まります。


5.挨拶文・署名は省く

冒頭の挨拶文や文末の署名など堅苦しいやり取りは省き、本題に絞ってメッセージを書きましょう。
メールとは異なり、通常はアカウント名が都度表示されています。毎回の挨拶文や名乗ることよりも簡潔な文章を目指しましょう。

▼例
悪い:
お世話になっております。株式会社シナップの久保田でございます。
以前ミーティングでお話にあがった●●の件ですが、

良い:
(挨拶なしで)
以前お話した●●の件ですが、

6.積極的に反応

即時返答が難しい時は、「リアクション」機能を活用しましょう。
または「追って確認いたします!」など、とりあえず読んだことだけでも伝えてみましょう。
すると、相手はちゃんと確認してるかな?という不安を抱かず安心して別タスクに集中できます。

▼Slackの例

7.齟齬のない共通言語

齟齬が生まれずお互いが同じ認識を持てるような共通言語、具体的かつ誰でもわかる一般的な名称を使いましょう。

▼例1

  •   悪い :ユーザーの訪問数が150%増えました
  •   良い:新規ユーザーの訪問数(セッション)が150%増えました


▼例2

  • 悪い :昨日の午後2つめのMTGで話した件、問題はないですか?
  • 良い:昨日の新サービスMTGで話したコンセプト出しの件、進める上で困ってることはありますか?


8.テンプレートを活用

定期的な報告・共有事項は、フォーマットを統一したテンプレートを活用しましょう。
毎回いちから作成して構成が大きく変わったり、担当者ごとにフォーマットが変わると、読み手は変更箇所を把握する手間が増え、齟齬も生まれやくなります。


以上が非同期コミュニケーションでのポイントになります。
8つのグランドルールを意識したテキストコミュニケーションをしつつ、非効率な場合はオンラインMTGに切り替えるなど柔軟にやりとりしていきましょう。
また、シリーズ1回目からもぜひ活用していただき、リモートワークでのやりとりを快適にしていただければと思います!

▼シリーズ


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久保田 さや佳
久保田 さや佳
グラフィック・木工・建築・Webデザインと広く学び、広告代理店を経てシナップへ。使いやすさと結果を出せるデザインに挑戦し続けています。

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